Protsesside kohandamine Gemba jalutuskäikude abil

Avaldatud: 22 märts, 2021

Gemba

Sõna gemba tähendab jaapani keeles „tõelist kohta”. Seda terminit kasutatakse sageli Lean-tootmist juurutavates töökohtades tähistamaks reaalset töö tegemise asukohta. Gemba on paik, kus kliendile väärtust luuakse. Tootmisettevõtte jaoks võib selleks olla näiteks toomisliin, kauba väljastusruum, ladu, müügiesindus või konverentsisaal. See võib olla isegi poes, kus kliendid toodetega tutvuvad. Gembakõnd (inglise k gemba walk) on tööriist, mida kasutades pääseb juhtkond reaalsele töökohale ja näeb mis ettevõttes tegelikult toimub. See põhineb ideel, et protsesside paremaks muutmiseks peavad muudatused põhinema töö jälgimisel õpitud faktidel. Töökoha kohta kontorist andmete uurimine võib anda toimuva kohta mõningaid teadmisi, kuid protsessi pisiasjade mõistmiseks peavad inimesed minema gemba juurde – vaatama, kuulama ja küsimusi esitama.

Gemba kõnni põhitõed

Teoreetiliselt võib gemba jalutuskäik kõlada üsna lihtsalt – mine töökohale ja vaata, mis seal toimub. Teatud määral on see tõsi, kuid gemba-jalutuskäikude õppimine töökohal võtab aega ja harjutamist ning ettevõtted peavad otsustama, kuidas seda strateegiat neile kasulikul viisil kasutada.

Lühidalt öeldes toimivad need jalutuskäigud järgmiselt:

  • Kes läheb?

Jalutuskäike teevad traditsiooniliselt tootmisjuhid ja isegi tegevjuhid (ehkki protsesside toimimise jälgimiseks võib igaüks osaleda jalutuskäigul).

  • Mida vaadata?

Gemba jalutuskäigud hõlmavad olukorra vaatlemist ja võimalike probleemide otsimist. Mõnel jalutuskäigul on teemad, mis aitavad jalutajal keskenduda protsessi konkreetsele osale. Näiteks võib jalutuskäik keskenduda mitmesuguste raiskamiste otsimisele.

  • Kus seda teha?

Gemba jalutuskäigud võivad korraga hõlmata kogu väärtusvoo (terve tootmine), kuid teabe ülekülluse vältimiseks keskenduvad need sageli protsessi konkreetsematele osadele. Tootmisjuht võib alustada laost, kus tooted välja liiguvad ja suunduda tootmisprotsessi kaudu ettepoole. Või võib jalutaja neid kohti erinevatel päevadel lahendada.

  • Millal seda teha?

Jalutuskäikude sagedus sõltub olukorrast ja sellest, kes jalutuskäiku teevad. Tootmisjuht võib protsessi üksikasjade nägemiseks seda igapäevaselt teha, tegevjuhid korra nädalas või kuus – eks igaüks otsustab ise, mis tema jaoks prioriteet on.

  • Miks seda teha?

Asja mõte on, et inimesed, kes pole igapäevaselt/igatunniselt tootmises (või müügisaalis, laos, vastuvõtus jne), näeksid, mis töökohal tegelikult toimub ja analüüsiksid seda. Kindlasti mõtlete, et mina kui tootmisjuht, viibin ju igapäevaselt tootmise juures ja mul ei ole seda vaja. Ma käin päevas 9-10 korda seal midagi kontrollimas ja mul on väga hea ülevaade. Tegelikult see nii ei ole, sest need käigud on ajendatud mingist hetkeprobleemist, mida te lahendama lähete. Kui viibite tootmises, sest tellimusest on puudu mingi kindel detail, siis suure tõenäosusega teid ei huvita, et 5S-i ei järgita või töötajad teevad mingeid tööoperatsioone vales järjekorras – teil lihtsalt ei ole aega seda vaadata ja analüüsida. Kui aga ringkäigu eesmärk on jälgidagi näiteks tööaja raiskamist, siis saate palju parema ülevaate. Miks mitte küsida ka töölise käest miks ta mingeid liigutusi niimoodi teeb. Kas “süüdi” on tööline või protsessiskeem, juhendmaterjal vms? Gemba jalutuskäikude eesmärgiks on ka inimestega suhtlemine ja nende arendamine.

Miks on Gemba oluline?

Need jalutuskäigud on olulised, kuna aitavad juhtidel vertikaali horisontaaliga ühitada. Mida see tähendab? Ettevõtted on vertikaalsed ja sageli keerulised. Väiksemad juhid küsivad organisatsioonis juhiseid ülevalt poolt ja suuremad ülemused küsivad altpoolt, mis tootmises toimub.

Samal ajal liigub aga väärtus horisontaalselt ning inimesed ja protsessid, mis neid teevad, lisavad väärtuse valminud toodetele. Gemba jalutuskäigud aitavad organisatsiooni erinevatel tasanditel olevatel inimestel näha seda horisontaalset väärtuste loomise protsessi ja mõtestada andmeid, millest nad tavaliselt ainult kuulevad. Need jalutuskäigud viivad juhid ja otsustajad töölaudadest eemale ja kohtadesse, kus tööd tehakse. Jalutuskäike tehes saavad need inimesed teha paremaid ja teadlikumaid otsuseid.

Mis kasu töölised/juhid Gembast saavad?

  • Aidake otsustajatel igapäevast tööd mõista.
  • Pakkuge dialoogivõimalusi.
  • Edendage pideva parendamise kultuuri ehk Kaizenit.
  • Näidake töötajatele, et juhtkond hoolib neist ja nende tööst.
  • Lõhkuge tõkked töökohal.
  • Pakkuge võimalusi protsessi täiustamiseks.
  • Aidake raiskamisi tuvastada ja kõrvaldada.

Gemba jalutuskäigu ettevalmistamine

Ehkki kohe töökohale minnes ja ringi vaatamises võib olla mingeid väärtusi, on kõige parem need jalutuskäigud ette planeerida. Kõnni tegijatel peab olema selge eesmärk, standardprotseduuride hea tundmine ja sobiv mõtteviis. Gemba jalutuskäigud pole koheselt lihtsad ega tulemuslikud- edukas jalutuskäik nõuab harjutamist.

Eesmärk

Enamikul gemba-jalutuskäikudel on eesmärk jälgida väärtuste loomise protsessi. See võib hõlmata kogu protsessi läbimist korraga, kuid sagedamini seisneb see keskendumises protsessi konkreetsele osale. See võib tähendada ainult ühe osakonna külastamist või mitmete osakondade külastamist kavatsusega vaadata konkreetseid probleeme (näiteks otsida ainult tarbetut liikumist või ülekoormatud inimesi). Mõned jalutuskäigud toimuvad isegi seetõttu, et keegi soovib teatatud probleemi jälgida. Gemba-jalutuskäigul peaks juht minema välja ja seadma üheks eesmärgiks alustada töölisega dialoogi. Eesmärk pole minna välja ja lahendada korraga kõik nähtavad probleemid. See võib töötajaid isegi hirmutada, tekitades neis tunde, et juhtkond tuleb tööle ainult muudatuste tegemiseks või nende kontrollimiseks. Paljudel juhtudel saavad ülesandeid täitvad töötajad kõige paremini aru, mis protsessil viga on ja mida saaks paremaks muuta, seega on nende panuse küsimine oluline.

Teadmine

Jalutuskäigul olles hindab juht väärtuste loomise protsessi. Selleks on vaja kindlat arusaama sellest, millised on tavapärased tööprotseduurid ja milline peaks protsess välja nägema. Sellised teadmised pärinevad osaliselt asjade omast nägemisest, kuid gemba-jalutuskäikudeks valmistujad peaksid siiski enne kontorist lahkumist veenduma, et teavad mida nad jälgima lähevad. Ettevalmistamiseks võiks juht või otsustaja luua väärtuste voo kaardi, mis kujutab väärtuse loomise protsessi osi. Ta võiks kasutada ka spagetidiagrammi, mis joonistab eseme tee tootmisprotsessi käigus. Spagetidiagrammid võivad aidata ka raiskamisi tuvastada. Need on ka kasulikud Lean-haldusvahendid kasutamiseks gemba-jalutuskäigu ajal või pärast seda, kui jalutuskäik keskendub raiskamistele. Ringkäigul osalevad peaksid tundma ka oma töölisi. Nad saavad jalutuskäikudel inimesi tundma õppida, kuid peaksid ennem teadma, kes mis ülesandeid täidab ja mis on iga inimese või osakonna tööülesanded.

Mõtteviis

Kuigi jalutajad peaksid enne jalutuskäigule minekut protsessidest hästi aru saama, ei tähenda see, et nad peaksid tegema palju oletusi selle kohta, mida nad näevad. Gemba-jalutuskäikudel on võtmetähtsusega avatud meel. Jalutajad peaksid proovima jälgida ilma otsuseid tegemata või kohe järeldustele hüppamata. Sageli tähendab see seda, et nad kõnnivad rohkem, kui räägivad. Gemba kõndimise mõtteviisi teine ​​oluline osa on austus- jalutajad peavad töötajatest lugu pidama, nende panust kuulama ja mitte ütlema, mida teha. Need töötajad teavad sageli protsesside häid külgi. Järelikult on nende arvamused väärtuslikud ja neid tuleks sellisena ka kohelda. Kui tootmisjuhid, tegevjuhid ja teised lähevad gemba “juurde“ ja näitavad üles austust, on tõenäoline, et jalutuskäigud on palju edukamad.

Jalutuskäigu ajal

Gemba-jalutuskäigu ajal peab osalev inimene mõtlema eesmärgile, protsessile ja inimestele. See tähendab jalutuskäigu eesmärgi meeles pidamist, aga ka vaatamist, kuidas protsess ja kaasatud inimesed aitavad saavutada ettevõtte suuremat eesmärki – täita klientide vajadusi.

Jalutuskäigu ajal tehtavad asjad

  • Võta aega. Jälgige toimuvat.
  • Suhtle töötajatega. Esita küsimusi.
  • Innusta töölisi toomaks välja arenguvõimalusi.
  • Otsige raiskamisi, ülekoormatust ja variatsiooni (muda, muri, müra)
  • Tehke kindlaks, millised tegevused annavad lisaväärtust, millised mitte ja millised pole lisaväärtusega, kuid siiski vajalikud (näiteks järgivad valitsuse määrusi).
  • Tee märkmeid, fotosid või videoid- see aitab teil nähtut kergemini meelde jätta.

Mida peaks jalutuskäigu ajal jälgima

  • Kas järgitakse protokolle?
  • Kas on selge, mis on standardtöö?
  • Mis töötab hästi?
  • Kas asjad sujuvad?
  • Millised tegevused annavad lisaväärtust?
  • Millised tegevused ei anna lisaväärtust?
  • Kas protsess on järjepidev või varieerub?
  • Kas kord on probleem?
  • Kas masinad töötavad korralikult?
  • Kas on mingeid defekte?
  • Kas seadmete paigutus on mõttekas?
  • Kas töötajad vajavad täiendavat koolitust?
  • Kas töid tehakse ohutult?
  • Kas inventari on liiga palju?
  • Kas materjalid kuhjuvad protsessis teatud kohtades?
  • Kas inimesed veedavad aega ootamisega?
  • Kas töötajate oskusi kasutatakse?
  • Kas info liikumine tootmises võib olla probleem?

 

Mida võiks küsida töölistelt?

  • Kuidas te seda ülesannet täidate?
  • Kas vajalikud tööriistad ja masinad töötavad hästi?
  • Kas teil on probleeme?
  • Kas soovite selle ülesande täitmisviisi osas midagi muuta?
  • Kas tunnete, et teil on oma töö tegemiseks vajalikke ressursse ja tuge?

Gemba jalutuskäigud võivad võtta 20 minutit või mitu tundi. Kestus sõltub palju jalutuskäigu eesmärkidest ja jälgitavatest protsessidest. Juhid peaksid võtma aega- mõnikord hõlmab jalutuskäik tegelikult rohkem seismist kui kõndimist. Te peaksite ka töötajaid tõesti kuulama ning kui te näete koheselt lahendatavat probleemi, siis kannatage veidi ja võtke veidi aega mõtlemiseks ja analüüsiks, seda muidugi juhul kui probleem ei too koheselt kaasa ohtu tervisele või tootmisprotsessile.

Pärast jalutuskäiku

Kui jalutuskäik on lõpule jõudnud, on aeg vaatluse üle järele mõelda. Jalutuskäigul osalejad peaksid vaatama läbi tehtud märkmed ja tegema neist adekvaatsed järeldused. Siin võib abiks olla ka allolev kontrollnimekiri. Mõelge: 

  • Milliseid probleeme täheldati?
  • Millised neist probleemidest on kõige pakilisemad?
  • Kas täheldatud probleemidel on midagi ühist?
  • Kas probleemid on seotud tavapäraste tööprotseduuridega?
  • Kuidas saab neid probleeme lahendada?
  • Kes peaks vastutama probleemide lahendamise eest?

Kui jalutuskäike tehakse ja aja jooksul ka midagi muudetakse, hakkavad töötajad mõtlema protsesside kohandamise viisidele ja osalema pidevas parendamises. See võib aidata luua keskkonna, kus inimesed tunnevad soovi olla aktiivsed asjade parandamise suhtes.

Kirja pani: Randi Sepping, randi@tsenter.ee

Kasutatud allikad:

Vaata kõiki Lean-juhtimise postitusi

Jaga postitust:
Tsenter