Algpõhjuste analüüsimine

Mis tahes meeskonnas või protsessis võib ilmneda ettearvamatuid probleeme. Kuid esile kerkinud takistused on üldjuhul vaid sügavamate probleemide nähtavad sümptomid. Probleemi kiire lahendamine, tuntud ka kui tulekahju kustutamine, võib olla mugav lahendus, kuid see ei kaitse teie tööprotsessi korduvate vigade eest. Seetõttu peab teie meeskond keskenduma algpõhjuse (juurpõhjuse) leidmisele ja sellega korralikult tegelema.

5 miksi tehnika on Lean juhtimise arsenalis üks tõhusamaid vahendeid algpõhjuste analüüsimiseks. Iga meeskond puutub oma igapäevatöös kokku takistustega ning kasutades 5 miksi tehnikat, aitab see teil leida oma probleemide algpõhjuse ning kaitsta protsessi korduvate vigade ja ebaõnnestumiste eest.

5 miksi päritolu

5 miksi meetod on osa Toyota tootmissüsteemist. Jaapani leiutaja ja töösturi Sakichi Toyoda välja töötatud tehnikast sai Lean-filosoofia lahutamatu osa. 

Taiichi Ohno: “Toyota teadusliku lähenemisviisi aluseks on küsida viis korda MIKS küsimust, kui leitakse mingi probleem. Kui küsida viis korda küsimus MIKS, saab selgemaks nii probleemi olemus kui ka lahendus.”

Üks võtmeteguritest tehnika edukaks rakendamiseks on teadliku otsuse vastuvõtmine. See tähendab, et otsustusprotsess peaks põhinema arusaadaval mõistmisel sellest, mis tegelikult tootmises toimub. Teisisõnu peaks algpõhjuste analüüsiprotsess hõlmama praktiliste kogemustega inimesi. Nemad annavad kõige väärtuslikumat teavet probleemide kohta, mis ilmnevad nende valdkonnas.

5 miksi rakendamine

 

5 miksi tehnika rakendamisel peaksite tutvuma probleemi olemusega ja seejärel üritama seda parandada. Tegelikult võib see meetod teile näidata, et probleemi allikas on üsna ootamatu.

Sageli osutuvad tehnilisteks probleemideks peetavad murekohad hoopis inim- ja protsessiprobleemideks, seetõttu on ka juurpõhjuse leidmine ja kõrvaldamine ülioluline.

Järgnevalt toome paar näidet 5 miksi meetodi rakendamisest.

Probleem 1 – Sõitsin punase tulega üle ristmiku.

1. Mis ma sõitsin punase tulega üle ristmiku? Ma olin tööle hiljaks jäämas.
2. Miks ma olin tööle hiljaks jäämas? Ma ärkasin liiga hilja.
3. Miks ma ärkasin liiga hilja? Sest telefoni äratus ei töötanud.
4. Miks telefoni äratus ei töötanud? Aku oli tühi?
5. Miks oli aku tühi? Sest laps kasutas õhtul minu telefoni ja ei öelnud, et aku sai tühjaks.

Mis oleks lahendused?
– Kontrollida igal õhtul aku laetuse taset.
– Viia sisse reegel, et kui aku tase on alla teatud piiri, siis tuleb sellest teavitada või see ise määratud kohta laadima panna.
– Osta lapsele oma telefon.
– Piirata telefoni kasutust.
– Juhtida lapse tähelepanu sellele, et nii ei ole ilus teha (aastaid tagasi oleks sellega kaasnenud järjekordsed “ triibulised“, aga praegu ei ole see lubatud).

Probleem 2 – Me ei saatnud õigeaegselt välja infolehte uusimate tarkvarauuenduste kohta.

1. Miks me ei saatnud infolehte õigel ajal? Värskendusi ei tehtud tähtajaks valmis.
2. Miks ei olnud värskendused õigel ajal valmis? Arendajad töötasid endiselt nende kallal.
3. Miks töötasid arendajad endiselt uute värskenduste arendamisega? Üks uutest arendajatest ei teadnud protseduurireegleid.
4. Miks polnud uus arendaja kõigi protseduuridega tuttav? Teda ei koolitatud korralikult.
5. Miks teda ei koolitatud korralikult? Arendusjuht usub, et uued töötajad ei vaja põhjalikku koolitust ja nad peaksid õppima töötamise ajal.

Võite märgata, et probleemi algpõhjuseks osutus midagi täiesti erinevat sellest, mida me alguses arvasime. Lisaks tuleb välja, et see pole tehnoloogiline, vaid protsessiprobleem. See on tüüpiline murekoht tootmises, kuna keskendume sageli tootele ja jätame tähelepanuta inimteguri.

Seetõttu ongi 5 miksi analüüsi eesmärk kontrollida mõnda probleemi põhjalikult, kuni see näitab teile kätte tegeliku põhjuse.

Pidage meeles, et 5 on vaid arv. Küsige MIKS nii mitu korda, kui vajate, et protsess lõpule viia ja võtta kasutusele sobivad toimingud. Sageli piisab ka kolmest küsimusest, aga mõistlik on piirduda maksimaalselt seitsme MIKS küsimusega. Miks? Praktika on näidanud, et kui küsida liiga palju küsimusi, siis läheb probleemi fookus liiga laiali ja me hakkame järk-järgult asju üldistama. See viib selleni, et süüdlaseks on ülemaailmne majanduskriis ja me ei leia probleemile lahendus.

Kuidas alustada 5 miksiga?

5 miksi tehnika võib aidata teil saavutada pidevat täiustamist oma organisatsiooni igal tasandil. Siin on mõned põhitoimingud, mida peate järgima.

Moodustage meeskond

Proovige kokku panna meeskond, kes koosneb erinevate osakondade inimestest. Iga esindaja peab olema tuttav uuritava protsessiga. Moodustades ristfunktsionaalse meeskonna, saate ainulaadseid vaatepunkte. See aitab teil koguda piisavalt teavet, et teha teadlik otsus. Võtke arvesse, et see ei ole individuaalne ülesanne ja selle peab täitma meeskond.

Määratlege probleem

Arutage probleemi meeskonnaga ja tehke selge probleemipüstitus. See aitab teil määratleda uuritava teema ulatuse. See on oluline, kuna laiaulatusliku probleemi uurimine võib olla aeganõudev ülesanne ähmaste piiridega. Proovige teemat võimalikult täpselt fokusseerida, et lõpuks leida tõhus lahendus.

Küsige MIKS

Määrake üks inimene teemat juhtima. See meeskonnajuht küsib küsimusi ja püüab meeskonda õigel teel hoida. Vastused peaksid põhinema faktidel ja tegelikel andmetel, mitte emotsionaalsetel arvamustel. Meeskonnajuht peaks küsima MIKS nii mitu korda kui vaja, kuni meeskond suudab tuvastada probleemi juurpõhjuse.

Nõuanne 1. Ärge küsige liiga palju MIKS küsimusi. Jätkates võite lõpuks saada tonni põhjendamatuid ettepanekuid ja kaebusi, mis pole eesmärk. Keskenduge algpõhjuse leidmisele.

Nõuanne 2. Mõnikord võib algpõhjuseid olla mitu. Nendel juhtudel näeb 5 miksi analüüs rohkem välja nagu erinevate harudega maatriks. See võib aidata teil tuvastada ja kõrvaldada organisatsioonilised probleemid, millel on püsiv negatiivne mõju üldisele toimivusele.

Hakkake tegutsema

Pärast seda, kui meeskond on tuvastanud algpõhjuse(d), on aeg võtta käsile parandusmeetmeid. Kõik liikmed tuleks kaasata arutellu, et leida ja rakendada parim lahendus, mis kaitseb teie protsessi korduvate probleemide eest. Otsuse langetamisel peaks üks meeskonnaliikmetest vastutama toimingute rakendamise ja kogu protsessi jälgimise eest. Pärast teatud aja möödumist peab meeskond uuesti kohtuma ja kontrollima, kas nende tegevusel oli tegelikult positiivne mõju. Kui ei, siis tuleb protsessi korrata.

Lõpuks tuleks juhtum dokumenteerida ja kogu organisatsiooni laiali saata. Selle teabe jagamine annab ülevaate meeskonna eri tüüpi probleemidest ja nende likvideerimisest.

Kokkuvõtteks

5 miksi tehnika on lihtne ja tõhus vahend probleemide lahendamiseks. Selle peamine eesmärk on leida konkreetne põhjus, mis konkreetset probleemi põhjustab, küsides rea MIKS küsimusi.

5 miksi meetod aitab teie meeskonnal keskenduda probleemide algpõhjuste leidmisele. See julgustab kõiki meeskonnaliikmeid jagama ideid tootmise pidevaks täiustamiseks, selle asemel, et teisi süüdistada.

Tehnika annab teie meeskonnale kindluse, et nad suudavad kõik probleemid kõrvaldada ja takistada protsessis tekkivaid korduvaid tõrkeid.

Kindlasti tuleb meeles pidada, et probleemid ei ole alati 100% negatiivsed. Taiichi Ohno on öelnud, et kui sul ei ole probleeme, on see sinu ettevõtte suurim probleem. Probleemid näitavad ära sinu tootmise kitsaskohad, seega on need võimalused, milles sa saad edasi areneda. Erinevad takistused on õppimiskoht ja kui sa ei suuda nendest tarkust omandada, siis võiksid hakata vaikselt uksi kinni panema.

Randi Sepping, Randi@tsenter.ee

Allikas: https://kanbanize.com/lean-management/improvement/5-whys-analysis-tool

Kõik Lean-tootmise postitused
Jaga postitust:
Tsenter