Kuidas viia läbi koosolekut?

  • Kui mitmel koosolekul sa oled sel nädalal osalenud?
  • Kui mitu neist olid Sinu jaoks olulised?
  • Kui palju kulutatud ajast oli ka seda väärt?

Koosolek ise ei pruugi selles isegi süüdi olla, pigem on probleemikohaks vorm, kuidas seda läbi viia. Kas kokkusaamise eesmärk on suures grupis arutada seda, kas tootmismeister tegi õige otsuse, kui pani oma kassipojale nimeks Miisu või tuleks seda teemat arutada mingil muul ajal?

Kui tihti te koosolekul osalejana jõuate järeldusele – ta räägib küll palju, aga kuulata pole mitte midagi…

 

Kuidas muuta koosolekuid nii, et need muutuksid tõhusamaks ja toimuks ka märkimisväärne paranemine võrreldes varasemaga? Allpool mõned näpunäited, kuidas asja veidi parandada.

  • Esitage koosoleku eesmärk.

Eesmärk peaks vastama sellele, mida me koosolekul arutame, milliseid lahendusi kavatseme pakkuda ja milliseid otsuseid langetame. See aitab kitsendada kohtumise fookust.

  • Valige iga päevakava punkti jaoks aeg.

Koosoleku eesmärgi jaotamine päevakorrapunktideks võimaldab jagada koosoleku aja iga päevakorrapunkti jaoks. Mõistlik on need punktid varasemalt osalejate käest kokku koguda ning summana siis päev või kaks varem laiali saata. Lisaks võib planeerida maksimum 5 min nn viimase minuti teemadeks. Seega ei peeta koosolekut üle aja ja kõigil on selge, kui kaua neil aega planeerida tuleb.

  • Määrake protokollija.

Kui koosolekul sõlmitud kokkuleppeid ei panda kirja, siis kipuvad need meelest ära minema. Seetõttu on mõistlik olulisemad otsused paberil fikseerida ning hiljem ka nende täitmist kontrollida

  • Alustage õigel ajal, lõpetage õigeaegselt.

Ärge oodake hilinejaid – alustage õigel ajal. Kui inimesed saavad teada, et te ei oota neid, teevad nad täiendavaid jõupingutusi, et õigel ajal kohal olla. Austage kõigi aega, pidage kinni oma ajakavast ja ärge laske teemasse mittepuutuvatel vestlustel teie koosolekut rajalt välja juhtida. Igapäevased koosolekud ei tohiks võtta kauem aega kui 5-10 minutit ja iganädalased suuremad koosolekud rohkem kui 45 minutit.

  • Ärge raiska teiste aega, kui olete ette valmistamata. See kehtib nii koosoleku läbiviija kui ka teiste osalejate kohta. Vastuse püstitatud küsimusele võib anda ka peale koosolekut või järgmiselt kokkusaamisel.
  • Võimaluse korral kasutage püstijala koosolekut.

Esiteks, ei kipu siis keegi pikalt rääkima ning teiseks püsib fookus teemal kordades paremini.

  • Kui koosoleku tarvis ei ole vaja kasutada arvutit või nutitelefoni, siis ei tohiks seda seal kasutada.

Austa koosoleku läbiviijat ja kuula mida tal öelda on. Sama kehtib ka koosoleku ajal telefonikõnede ja külaliste vastuvõtmise kohta. Kui aega ei olnud kokku lepitud, siis järelikult võivad nad ka oodata.

  • Eristage koosoleku märkused vs toimingute punktid.

“Kes ütles, mida” erineb väga palju sellest “ kes mida ja millal tegema peab”. Kui soovite protokollis kajastada mõlemat teemat, siis vormistage need lihtsasti eristuvaks.

  • Määrake tegevuste jaoks vastutaja ja tähtaeg.

Asjad, millega tuleb tegeleda, peaks määrama konkreetsele inimesele. Selline vorm nagu “tegelege, vastake, arutage” (kui see ei ole seotud konkreetse nimega) ei anna kahjuks tulemust. Kaks inimest ei saa olla vastutajad. Lisaks inimese määramisele on vaja määrata ka tähtaeg, millal see töö tehtud peab saama – selle aja peab loomulikult välja pakkuma nn projektijuht.

  • Sõnastage järgmise koosoleku eesmärk ning pange paika koosoleku aeg ja kuupäev.
  • Peale koosolekut saatke laiali koosoleku protokoll.

Pidage meeles, et kõik koosoleku teemad ei pruugi olulised olla kõigile osalejatele. Võimaluse korral koondage üldised teemad ettepoole ja jätkake hiljem vestlust väiksemas ringis.

 

Randi Sepping, Randi@tsenter.ee

Allikas: https://leanconstructionblog.com/10-Easy-Ways-to-Run-a-Lean-Meeting.html

Kõik Lean-tootmisega seotud postitused

 

 

 

Jaga postitust:
Tsenter