Ettevõtte edukaks tegutsemiseks on vaja pidevalt parandada tootmise tõhusust ning tõsta toodangu või teenuse kvaliteeti. Üldjuhul kaasneb ükskõik mis teenuse või toodangu loomisega ka hunnik probleeme, seega peab ettevõte mõtlema, kuidas oleks süstemaatiliselt võimalik neid probleeme lahendada. Kiirlahendused küll aitavad mingil hetkel probleemikoha vaigistada, kuid suure tõenäosusega tuleb see hiljem tagasi, sest leevendati haiguse tagajärge, mitte ei tegeletud sümptomi põhjustajaga.
A3 aruanne on väga kasulik probleemide lahendamise ja pideva täiustamise tööriist. Seda kasutas esmakordselt Toyota ja see on tänapäeval tööstuses kiiresti populaarsust kogumas. Ettevõtted peavad hakkama käsitlema probleeme kui paranemisvõimalusi. A3 aruande vorming võimaldab kogu probleemi tuvastamise, selgitamise, analüüsi ja lahendamise etapid dokumenteerida ühele paberilehele. Seega kõik on sul silme all ja seetõttu näed ka suurt pilti.
Mis on A3 probleemide lahendamine?
Nimi “A3” tuleneb tegelikult Euroopa standardsest paberiformaadist (11 x 17 tolli) ja see mõõt leidis laialdast kasutust Toyota tehases, kuna see oli suurim mõõt, mida tol ajal oli võimalik erinevate tehaste vahel faksiga saata.
A3 aruanne põhineb “plaani, vii ellu, kontrolli, tegutse (PDCA) meetodil”. PDCA-protsessi nimetatakse mõnikord ka tema looja Willam Edwards Demingi järgi Demingi rattaks või Demingi ringiks. A3 Tabel kasutab oma loogikas ka suuresti neid aspekte.
Miks rakendada A3 probleemide lahendamist?
Mõned probleemilahenduse tööriistad hõlmavad arvukalt teabelehti, mitut diagrammi ja graafikut ning pikki aruandeid. A3-vormingus aruannet saab kasutada kogu asjakohase teabe tõhusamaks edastamiseks ja sellel on ka suurem visuaalne mõju. Ehkki A3 aruanne on tõhus suhtlusvahend, on see tegelikult palju väärtuslikum probleemide lahendamise ja kriitilise mõtlemise tööriist, mida saab kasutada pideva täiustamise edendamiseks. A3 aruanne edendab osalevate meeskonnaliikmete probleemide lahendamise/pideva täiustamise mõtteviisi. See on suurepärane vahend juhtidele ja juhendajatele probleemide lahendamise tehnikate jagamiseks oma meeskonnaga. A3 aruanne ja A3 mõtteviis on väärtuslikud tööriistad Lean-algatuste jaoks ja probleemide lahendamise kultuuri integreerimiseks kogu organisatsioonis.
A3 probleemide lahendamise juurutamine
A3 aruanne koosneb tavaliselt mitmest etapist, järgides PDCA struktuuri. Sammude arv võib varieeruda, kuna A3 aruandes kasutatakse erinevaid vorminguid. Kasutatavate sammude täpne arv pole nii oluline kui lõpptulemus. A3 aruanne võib kasutada erinevaid vorme, sõltuvalt organisatsiooni vajadustest ja eelistustest. Järgmised lõigud pakuvad teavet põhietappide ja mõne A3 täitmiseks kasutatud tööriista kohta. Üks asi, mis kõigil vormidel näib olevat ühine, on see, et nad järgivad PDCA probleemide lahendamise protsessi. Allpool on loetletud põhietapid ja nende jaotumine PDCA struktuuris.
- Planeeri!
- Määratlege probleem
Esimene samm on probleemi määratlemine või parandamise vajaduse tuvastamine.
- Määratlege ideaalne olek, toimimisstandard või soovitud seisund.
- Kirjeldage praegust olukorda või olekut.
- Tuvastage lünk või probleem.
- Tehke kindlaks, kuidas erineb praegune olek soovitud olekust või toimimisstandardist?
- Esitage oma eesmärgid ja selgitage, kuidas A3 täitmine ja tühimiku täitmine organisatsioonile kasuks tuleks.
- Tehke kindlaks, millist väärtust annab A3 harjutuse lõpuleviimine?
- Isoleerige probleem
Mõnes A3 vormingus on lisatud jaotis viivitamatute vastumeetmete või isoleerimismeetmete jaoks. Isoleerimise eesmärk on vältida edasiste probleemide tekkimist või vältida praeguse probleemi kahjulikku mõju teistele protsessidele, toodetele või osakondadele.
- Jagage probleem detailideks
Järgmisena peaks meeskond probleemi jaotama või seda täpsemalt määratlema. Küsige asjakohaseid (mis, millal, kus, kes, miks, kuidas, kui palju/kui sageli) küsimusi. Samuti võib probleemile kaasa aidata mitu küsimust või selle nõuetekohaseks lahendamiseks on vaja rohkem üksikasju. Prioritiseerige tegevused ja määrake nende esinemissagedus.
- Määrake eesmärgid
A3 meeskond peaks seadma eesmärgid seoses soovitud parendusega. See võib hõlmata protsessi läbilaskevõime paranemise protsenti, defektide arvu vähenemist ühiku kohta või töötlemisaega. Eesmärgid peaksid olema konkreetsed, mõõdetavad, realistlikud, saavutatavad ja tähtaegsed.
- Analüüsige juurpõhjust
Meeskond peaks läbi viima probleemi algpõhjuse analüüsi, kasutades erinevaid erinevaid meetodeid. Näiteks kalasaba diagramm, 5 miksi jne. Ükskõik, milline meetod valitakse, on oluline vaadata kaugemale sümptomitest ja jõuda juurpõhjuseni.
- Rakendage vastumeetmeid
Algpõhjusega tegelemiseks tuleb määrata kindlaks vastumeetmed või parandustegevused. Vastumeetmed peavad olema selgelt määratletud, vastutav isik peab neid saavutama ja neil peab olema tähtaeg. Parandusettepanekuid, millel pole vastutajat ega tähtaega, ei ole mõistlik kirja panna – need ei anna üldjuhul soovitud tulemust.
- Vii ellu!
- Rakendage parandusmeetmeid
Välja tuleks töötada parandusmeetmete rakendamise kava. Kava peaks sisaldama meeskonna liikmeid, ressursse ja aega, mis on vajalik iga ülesande täitmiseks. Mõnel juhul on vaja kasutada majavälist abi, näiteks testide tegemiseks, katsetusteks, analüüsiks. Mõned vastumeetmed võivad nõuda mingisuguste asjade remonti või siis rahalist ressurssi millegi välja vahetamiseks. Seetõttu tuleks kogu protsessi vältel teavitada ka juhte, et tagada parandusmeetmete rakendamiseks piisavad ressursid.
- Kontrolli!
- Teostage täiendavat kontrolli
Järgmisena peaks A3 meeskond kinnitama vastumeetmete tõhusust. Selleks võib kasutada täiendavat kvaliteedikontrolli, statistilist analüüsi, auditeid või küsida ka klientide tagasisidet.
- Tegutse!
- Standardiseerige ja täiustage
A3 selle etapi ajal peaks meeskond võtma kasutusele meetmed protsessimuudatuste või täiustuste standardiseerimiseks. Meeskond peaks värskendama kõik tavapäraseid tööjuhiseid, protsesside juhtimisplaanid jms. Lisaks on hea tava viia läbi lühike tutvustus, mis läks protsessi käigus hästi ja mida saaks parandada.
Levinumad probleemid, mida tuleb A3-aruandega vältida:
– Taust pole hästi välja kujunenud.
– Probleemi väide pole täpselt määratletud või on ebaselge.
– Ideaalne olek või eesmärk on tegelikult toiminguelement, mitte soovitud tulemus.
– Analüüs ei täpsusta algpõhjust.
– Ebaefektiivsed vastumeetmed, mis ei takista tegelikult probleemi kordumist.
– A3 tabeli tulemuste kontroll pole piisavalt dokumenteeritud või puuduvad reaalsed tõendid paranemise kohta.
Pidage alati meeles, et A3 protsess ja aruanne on seotud kriitilise mõtlemise edendamisega. Julgustage A3 mõtlemist oma organisatsioonis. A3 protsess peaks keskenduma parendusele läbi inimeste oskuste arendamise ning see mõtlemine edendab ka probleemide lahendamist, suhtlemist ja meeskondade juhendamist.
Formaat võib ja erineb olenevalt ettevõttest või organisatsioonist, see tuleks koostada vastavalt teie ettevõtte vajadustele. Niikaua kuni vorm sisaldab põhilisi samme probleemi tuvastamiseks, algpõhjuste analüüsimiseks, parandusmeetmete võtmiseks ja olukorra parandamise või toimivuse jälgimiseks, pole valitud vorming pole nii oluline kui treeningu tulemused.
Allpool paar näidet A3 tabelitest.
Allikad:
Kõik Lean-juhtimisega seotud postitused
